経理部門や総務部門では、日々さまざまな出金伝票が発生します。
特に、
・手書きで記載された出金伝票
・現場で記入された経費精算伝票
・小口現金の出金伝票
・部署ごとに運用が異なる伝票
などは、後からシステムへ入力する作業が必要になります。
しかし実際には、
・手書き文字の確認に時間がかかる
・伝票コードの入力ミスが発生する
・勘定科目の転記作業が負担になる
・集計や分析のためにデータ化が必要になる
といった課題を抱えている企業も少なくありません。
そこで今回は、
AI-OCRプラグイン for kintoneを活用して、
手書きの出金伝票を自動でデータ化し、
コードの一部抽出や分類まで自動化する方法
をご紹介します。
今回のデモでは、
・手書き出金伝票のOCR読取り
・日付・コード・勘定科目の自動抽出
・コード内のアルファベット部分のみ抽出
・kintoneへの自動登録
を実現しています。
【この記事を読んでわかること】
・出金伝票をAI-OCRで自動入力する方法
・手書き文字をkintoneへ登録する方法
・OCRでコード番号を抽出する方法
・OCR結果から一部の文字だけ取得する方法
・出金伝票の入力業務を効率化する方法
AI-OCRで手書き出金伝票を自動入力
今回読み取る出金伝票はこちらです。
伝票には、
・伝票日付
・コード
・勘定科目
・摘要
・合計金額
が記載されています。
またコード欄には、
A1234
という英数字が記載されています。
通常のOCRでは、
帳票全体を読み取ることはできても、
「コードの先頭1文字だけ抽出する」
といった運用は難しいケースがあります。
しかし、AI-OCRプラグイン for kintoneでは、
AIへ自然文で指示を出すだけで、必要な情報を自由に抽出できます。
kintoneアプリとOCR設定を用意
まずは、出金伝票の読取り結果を保存するkintoneアプリを用意します。
今回のアプリでは、
・伝票日付
・伝票コード
・伝票コード_アルファベット
・勘定科目_伝票
・摘要_伝票
・合計金額_伝票
を管理できるようにしています。
続いてAI-OCRの設定を行います。
ポイントは、
「コードの1文字目のアルファベットを回答」
という設定です。
AI-OCRプラグインでは、
単純な文字抽出だけでなく、
読取りと同時にデータ加工や分類を実施できるため、
「A1234」
という値から、
「A」
だけを抽出して別フィールドへ登録できます。
AI-OCRによる出金伝票の読取り結果
実際にOCRを実行すると、出金伝票の内容がkintoneへ自動登録されます。
今回の読取り結果では、
伝票日付：2024-06-02
伝票コード：A1234
伝票コード_アルファベット：A
勘定科目：交際費
摘要：テスト(株)
合計金額：6,250円
が自動入力されています。
特に注目したいのは、
コード全体を取得しながら、アルファベット部分だけを別フィールドへ登録できている点
です。
これにより、
・コード分類
・部門分類
・店舗分類
・費目分類
などの後続処理にも活用できます。
出金伝票データをkintoneで活用
出金伝票をデータ化することで、
単なる保管だけではなく、
・勘定科目別集計
・月別集計
・部門別集計
・出金分析
・経費管理
などにも活用できます。
さらにkintoneで管理することで、
検索や一覧表示も容易になり、
紙の伝票を探す業務そのものを削減できます。
手書き伝票であってもデータとして蓄積されるため、
業務改善や内部統制強化にもつながります。
また、AI-OCRというと、
「帳票の文字を読み取るだけ」
というイメージを持たれることがあります。
しかし実際には、
OCR結果をそのまま登録するだけではなく、
・コード分類
・住所分割
・郵便番号補完
・フリガナ生成
・カナ変換
・法人格統一
・翻訳
・エラーチェック
などのデータ加工・補完処理も同時に実施できます。
今回のような
「コードの先頭アルファベットだけ取得する」
という処理も、その一例です。
AI-OCRの様々な活用方法については、
下記のまとめ記事でもご紹介しています。
OCRは入力削減だけでなく業務活用まで実現
今回ご紹介したように、
AI-OCRプラグイン for kintoneは、
単に伝票を読み取るだけではありません。
・手書き出金伝票のデータ化
・コードの自動抽出
・データ加工
・kintone登録
・集計・分析
までを一連の流れで実現できます。
OCRの本当の価値は「入力削減」ではなく「データ活用」にあります。
紙の出金伝票を資産として活用したい企業様には、非常に有効な仕組みです。
簡単設定で今すぐAI-OCRを試してみる
AI-OCRプラグイン for kintoneは30日間の無料お試し利用ができます。
今回ご紹介した
・出金伝票OCR
・手書き帳票OCR
・コード分類
・データ加工
・勘定科目管理
だけでなく、
・請求書
・見積書
・契約書
・名刺
・履歴書
・作業日報
など、さまざまな帳票に対応できます。
「手書き伝票の入力作業をなくしたい」
「出金伝票をデータ化して活用したい」
「OCR後の加工まで自動化したい」
という企業様は、ぜひ一度お試しください。
製品に関するご質問、ご相談についても
info@kandi-sol.co.jpまでお気軽にお問い合わせください。
