経費精算や会計処理では、レシートの内容を確認しながら、
「交際費」
「消耗品費」
「旅費交通費」
「会議費」
などの勘定科目を判断・入力する作業が発生します。
しかし、レシートを1件ずつ確認して勘定科目を入力する業務は、件数が増えるほど負担が大きくなり、
経理担当者・現場担当者双方の工数を圧迫しがちです。
特に中小企業では、
・Excelで経費一覧を管理している
・会計システムへ手入力している
・CSV加工に時間がかかる
・勘定科目の入力ルールが属人化している
といった課題を抱えているケースも少なくありません。
今回は、
kintone専用の拡張機能であるAI-OCRプラグイン for kintoneを利用して、
レシートの内容をAIが解析し、勘定科目まで自動入力する方法をご紹介します。
単なるOCRによるデータ化ではなく、
「レシート内容をAIが理解し、適切な勘定科目を回答する」
という、生成AI型OCRならではの活用方法となります。
【この記事を読んでわかること】
・レシート内容から勘定科目を自動入力する方法
・AI-OCRプラグインの設定方法
・kintoneで経費精算データを効率的に管理する方法
・CSV出力による会計システム連携方法
AI-OCRでレシート内容を解析し、勘定科目まで自動入力
kintoneの拡張機能であるAI-OCRプラグイン for kintoneを活用する事で、
レシートの内容をAIが解析し、
・合計金額
・消費税額
・店舗名
だけでなく、勘定科目まで自動で入力することが可能です。
今回は下記のようなレシートを利用して試してみます。
今回使用するレシートの読取り設定の詳細につきましては、下記記事もご確認ください。
kintoneで請求書・レシートを同じ設定で自動入力する方法（異なる帳票を一元管理）【AI-OCR活用】
従来のOCRでは、金額や日付など「決まった値の抽出」が中心でした。
しかし、AI-OCRプラグイン for kintoneでは、レシート内容そのものをAIが理解し、
・飲食店 → 「交際費」
・文房具店 → 「消耗品費」
・電車・タクシー → 「旅費交通費」
・会議利用の飲食 → 「会議費」
のように、内容に応じた勘定科目を自動で回答できます。
つまり、
「OCRによる入力作業の削減」
だけでなく、
「人間による判断業務」
まで自動化できる点が大きな特徴です。
AI-OCRプラグインの設定内容
まずは、kintoneアプリ側に下記のようなフィールドを作成します。
・合計金額
・小計金額
・消費税額
・勘定科目
今回は勘定科目を文字列（1行）フィールドで作成しています。
次に、AI-OCRプラグイン側で抽出設定を行います。
金額や税額については通常通り抽出項目を設定しますが、
勘定科目については下記のようにAIへ指示を出しています。
「内容が飲食の場合は『交際費』、文具の場合は『消耗品費』と回答」
このように、AI-OCRプラグインでは「ことば」でAIに指示を出すだけで、
文書内容を解析し、条件に応じた値を自動入力できます。
一般的なOCR製品のように、
複雑な帳票定義や正規表現による抽出設定を細かく行う必要はありません。
また、今回のような勘定科目の自動入力以外にも、
・自動更新条項の有無判定
・誤字脱字チェック
・住所分割
・カナ変換
・郵便番号補完
・表記ゆれ統一
など、さまざまなデータ加工・補完・判断処理を自動化できます。
まとめて確認したい方はこちらもご覧ください。
AI-OCR活用方法のまとめ記事はこちら
kintoneでOCRを活用したデータ入力・加工の自動化まとめ【AI-OCR活用】
レシート内容に応じた勘定科目の読取り結果
それでは実際の読取り結果を見てみましょう。
まずは飲食店のレシートです。
合計金額・消費税額などを正しく取得できているだけでなく、
勘定科目に「交際費」が自動入力されています。
続いて、文房具店のレシートを読み取ってみます。
こちらも、金額や税額を正しく取得できており、
勘定科目には「消耗品費」が自動入力されています。
このように、AIがレシート内容を理解し、
内容に応じた勘定科目を自動で判断・入力することが可能です。
経費精算業務では、
・レシート内容の確認
・勘定科目の判断
・会計システムへの入力
といった複数の作業が発生しますが、AI-OCRを活用することで、
これらの業務負担を大幅に軽減できます。
経費精算・会計入力のDXをkintoneで実現
kintone上でレシート情報をデータ化することで、
一覧画面での検索・集計・分析ができるようになります。
さらに、kintoneのCSV書き出し機能を利用することで、
・freee
・マネーフォワード クラウド会計
・弥生会計
・PCA会計
などの会計システムへスムーズにデータ連携することも可能です。
例えば、下記のような業務改善を実現できます。
・経費データをCSVで会計システムへ取込み
・勘定科目付きで仕訳データを生成
・部署別・拠点別の経費分析
・レシート原本と経費データの紐づけ管理
・電子帳簿保存法対応を見据えた証憑管理
AI-OCRによる自動入力だけでなく、
その後のデータ活用まで含めて業務全体を効率化できる点が、
kintone＋AI-OCRの大きな特徴です。
また、
「AIが内容を判断して回答する」
という生成AI型OCRならではの特徴により、
単純な転記業務を超えたバックオフィスDXを実現できます。
簡単設定で今すぐAI-OCRを試してみる
AI-OCRプラグイン for kintoneは、30日間の無料お試し利用が可能です。
設定はシンプルで、すぐに効果を体感いただけます。
請求書・契約書・レシート・名刺・履歴書など、
さまざまな帳票を「レイアウト設定不要」でデータ化できます。
また、今回ご紹介したように、単なるOCRではなく、
・AIによる判断
・データ加工
・値の補完
・表記ゆれ統一
まで自動化できる点が大きな特徴です。
「経費精算の入力業務を効率化したい」
「kintoneと会計システムを連携したい」
「AIを活用してバックオフィス業務を改善したい」
という企業様は、ぜひ一度お試しください。
製品に関するご質問、ご相談についても、
info@kandi-sol.co.jpまでお気軽にお問い合わせください。
