kintoneで請求書管理をしていると、
「複数ページの請求書PDFを手作業で入力している」
「請求金額をExcelで再集計している」
「ページごとの金額確認が大変」
と感じたことはありませんか？
特に、複数枚の請求書が1つのPDFファイルとして送られてくるケースでは、
・ページごとに請求内容を確認する
・各ページの合計金額を転記する
・最後に請求総額を集計する
といった作業が発生し、入力工数が大きくなりがちです。
また、手作業による転記や集計では、
・入力ミス
・合算ミス
・確認漏れ
などが発生するリスクもあります。
本記事では、AI-OCRプラグイン for kintoneを活用して、
複数ページの請求書PDFをまとめて読み取り、
ページごとの請求金額を自動入力し、さらに合計金額まで自動集計して登録する方法を解説します。
OCRによる入力だけでなく、「入力後の集計処理」まで自動化することで、
請求書処理業務の効率化を実現できます。
AI-OCRプラグインの設定から実際の読取り結果までをご覧ください。
【この記事を読んでわかること】
・AI-OCRプラグインで複数ページの請求書を自動入力する方法
・ページごとの請求金額を自動取得する方法
・複数ページの請求金額を自動で合算登録する方法
AI-OCRで値を自動入力！入力作業の負担を大幅に削減
kintoneの拡張機能であるAI-OCRプラグイン for kintoneを活用する事で、帳票を見ながら値を打ち込んでいた入力業務を、ボタン一つで自動入力することが可能となります。
AI-OCRプラグイン for kintoneは「ことば」でAIに指示を出すだけで、
請求書、契約書、作業日報、領収書など様々な帳票から欲しい値を自由に抽出できます。
そのため、今回のような複数ページの請求書PDFについても、
事前のレイアウト設定なしで簡単に読み取りを実現できます。
さらに、単純なOCR処理だけではなく、
・金額の数値変換
・値の補完
・表データの抽出
・複数値の合算
など、入力後に必要となる処理まで自動化できる点が特徴です。
AI-OCRで複数ページの請求書をまとめて自動入力
今回は、3ページ構成の請求書PDFを利用して、
各ページの合計金額を自動入力していきます。
今回使用する請求書の読取り設定の詳細につきましては、下記記事もご確認ください。
AI-OCRプラグインで請求書の自動入力をやってみた【実践その１】
まずは、下記のような複数ページの請求書PDFを用意しました。
今回は、
・1ページ目の合計金額
・2ページ目の合計金額
・3ページ目の合計金額
を、それぞれkintoneへ登録する設定を行います。
AI-OCRプラグインでは、下記のように「抽出項目」を設定するだけで、
各ページの情報を自動で取得できます。
今回は、
・1つ目の合計金額
・2つ目の合計金額
・3つ目の合計金額
という抽出項目を作成しました。
設定後にOCRを実行すると、
各ページの請求金額を自動で取得できました。
今回のように複数ページのPDFであっても、
AI-OCRプラグインが各ページを解析し、
必要な値を自動で抽出して登録できます。
従来のように、
・PDFをページごとに開く
・金額を転記する
・Excelへ入力する
といった作業は不要になります。
複数ページの請求金額を自動で合算する
続いて、
取得した各ページの請求金額を合算して登録してみます。
AI-OCRプラグインでは、
抽出した値を利用して追加の値生成も可能です。
今回は、下記のように
「全ての合計金額を合算した金額」
という項目を追加しました。
OCRを実行すると、
各ページの合計金額を自動で合算し、
最終的な請求総額を登録することができました。
今回の例では、
11,000円
22,000円
33,000円
の合計として、
66,000円
が自動で登録されています。
このようにAI-OCRプラグインでは、
単純なOCRだけではなく、
「OCR後のデータ加工・集計」
まで自動化することが可能です。
特に実務では、
・複数ページの請求書
・月次請求のまとめPDF
・複数帳票を1ファイルで受領するケース
なども多く、
手作業での集計負担が大きくなりがちです。
AI-OCRプラグインを活用することで、
こうした集計作業まで含めて自動化できます。
入力＋集計まで自動化
今回ご紹介したように、
AI-OCRプラグイン for kintoneでは
「読み取る」だけではなく、
入力後に必要となる加工・集計処理まで自動化できます。
例えば、
・複数ページの請求金額を自動合算
・住所から郵便番号を自動補完
・コード番号の桁統一（0埋め）
・日付フォーマット変換
・表データの集計
なども実現可能です。
特に請求書業務では、
・転記
・集計
・確認
・システム登録
など複数の手作業が発生しやすく、
件数が増えるほど業務負担も大きくなります。
また、
「請求書ごとの金額をExcelへ転記し、最後にSUM関数で集計する」
といった運用を続けていると、
入力ミスや集計ミスのリスクも高くなります。
AI-OCRプラグインを使えば、
こうした請求書処理業務もまとめて効率化できます。
他にも、カナ変換や日付変換、異なる帳票の一元管理など、
様々なデータ加工・自動化方法をまとめています。
まとめて確認したい方はこちらもご覧ください。
AI-OCR活用方法のまとめ記事はこちら
kintoneでOCRを活用したデータ入力・加工の自動化まとめ【AI-OCR活用】
簡単設定で今すぐAI-OCRを試してみる
AI-OCRプラグイン for kintoneは、30日間の無料お試し利用が可能です。
設定はシンプルで、すぐに効果を体感いただけます。
特に今回のような、
・複数ページの請求書処理
・請求金額の集計
・Excelへの転記作業
などは、件数が増えるほど大きな工数になります。
まずは一部の請求書業務からでも、
OCR＋自動集計による効率化を体感してみてください。
Excelによる手集計や転記作業を減らし、
請求書処理業務の自動化を実現できます。
製品に関するご質問、ご相談についてもinfo@kandi-sol.co.jpまでお気軽にお問い合わせください。
