見積書管理では、複数の取引先から受領した見積書を案件ごとに管理し、
比較する業務が発生します。
しかし実際には、
・取引先ごとに見積書のレイアウトが異なる
・見積書と案件情報の紐付けが手作業になる
・案件ごとに複数社の見積を比較しづらい
・見積情報をkintoneへ転記する手間がかかる
といった課題があります。
特に、複数社から見積書を取得する場合、
案件管理レコードに見積情報を集約するには、
見積書側に案件番号などの紐付けキーが必要です。
そこで今回は、AI-OCRプラグイン for kintoneを利用して、
レイアウトが異なる2種類の見積書を同じOCR設定で読み取り、
案件番号をキーに案件管理アプリへ自動紐付けする方法
をご紹介します。
今回のデモでは、
・レイアウトが異なる見積書を同一設定でOCR
・備考欄や手書きで記載された案件番号を読取り
・案件番号の表記ゆれにも対応
・見積情報と明細情報をkintoneへ自動登録
・案件管理アプリで複数社の見積を一覧表示
する運用を想定しています。
【この記事を読んでわかること】
・異なるレイアウトの見積書を同じ設定でOCRする方法
・見積書に記載された案件番号を自動抽出する方法
・手書きや備考欄の案件番号をkintoneへ登録する方法
・案件番号をキーに案件管理アプリへ見積情報を紐付ける方法
・案件単位で複数社の見積比較を効率化する方法
異なるレイアウトの見積書を同じ設定で読取り
今回は、レイアウトが異なる2種類の見積書を利用します。
1つ目の見積書では、備考欄に
「案件：A-1024」
と記載されています。
2つ目の見積書では、帳票上部に手書きで
「案件番号：A-1024」
と記載されています。
このように、案件番号の記載位置や表記が異なる場合でも、
AI-OCRプラグイン for kintoneでは、
自然文で抽出項目を指定することで読取りできます。
従来OCRでは、帳票ごとに座標指定やテンプレート設定が必要になるケースがありますが、
AI-OCRプラグインでは、レイアウトが異なる見積書でも同じ設定で運用できる点が大きな特徴です。
kintoneアプリとOCR設定を用意
今回利用するkintoneアプリはこちらです。
見積書情報として、
・案件番号
・見積No
・発行日
・有効期限
・会社名
・住所
・電話番号
・支払い方法
・見積条件
・小計金額
・消費税額
・合計金額
などを登録できるようにしています。
また、見積書の明細情報を登録するため、明細テーブルも用意しています。
続いてOCR設定を行います。
今回の設定では、
・見積番号
・案件番号
・発行日
・有効期限
・郵便番号
・住所
・電話番号
・会社名
・支払い方法
・見積条件
・合計金額
・小計金額
・消費税額
などを抽出項目として設定しています。
特にポイントとなるのが、
案件番号を抽出項目として設定している点です。
見積書内に
「案件：A-1024」
「案件番号：A-1024」
などの表記があっても、
AIが内容を理解し、案件番号として取得できます。
見積書情報の読取り結果
実際にOCRを実行すると、見積書の情報がkintoneへ自動登録されます。
まずは、1つ目の見積書の読取り結果です。
この見積書では備考欄に
「案件：A-1024」
と記載されています。
AI-OCRプラグインは備考欄の内容を解析し、
案件番号「A-1024」
を自動で抽出しています。
あわせて、
・見積No
・発行日
・有効期限
・会社名
・郵便番号
・住所
・電話番号
・支払い方法
・見積条件
・小計金額
・消費税額
・合計金額
なども自動で登録されています。
続いて、1つ目の見積書の明細読取り結果です。
見積書内の明細テーブルから、
・品名
・単価
・数量
・金額
・備考
を自動で抽出し、kintoneのテーブルへ登録しています。
明細行数が多い見積書でも、担当者による転記作業は不要です。
次に、2つ目の見積書の読取り結果です。
こちらの見積書では、帳票上部に手書きで
「案件番号：A-1024」
と記載されています。
AI-OCRプラグインは手書き文字も認識し、
案件番号「A-1024」
として自動登録しています。
今回のデモでは、
「案件：A-1024」
「案件番号：A-1024」
という異なる表記から、同じ案件番号を取得できています。
つまり、
案件番号の記載場所や表記方法が異なる見積書でも、同じOCR設定で読取りできます。
続いて、2つ目の見積書の明細読取り結果です。
こちらもレイアウトが異なる帳票ですが、
・品名
・単価
・数量
・金額
・備考
を正しく読み取り、kintoneのテーブルへ登録しています。
見積書ごとにOCR設定を作り直す必要がないため、
取引先ごとにフォーマットが異なる見積書でも運用しやすい点が大きなメリットです。
案件番号をキーに案件管理アプリへ自動紐付け
今回のデモで重要なのは、見積書を読み取って終わりではない点です。
見積書から取得した案件番号をキーにして、
別途用意した案件管理アプリへ見積情報を紐付けます。
案件管理アプリでは、案件番号を管理しています。
見積書側で読み取った案件番号
「A-1024」
と、案件管理アプリ側の案件番号
「A-1024」
を一致させることで、関連レコードとして見積情報を表示できます。
これにより、案件画面を開くだけで、
・どの会社から見積書を受領したか
・各社の見積金額はいくらか
・有効期限はいつまでか
・見積書原本はどれか
・明細内容はどうなっているか
を確認できます。
案件ベースで複数社の見積比較を効率化
複数社から見積書を取得する場合、従来は、
・メールを探す
・フォルダ内のPDFを開く
・Excelへ転記する
・案件ごとに見積を整理する
といった作業が必要でした。
しかし、AI-OCRプラグイン for kintoneを活用すれば、
見積書の読取りから案件管理への紐付けまで自動化できます。
案件管理アプリ上で見積情報を一覧表示できるため、
・会社別の見積比較
・合計金額の比較
・有効期限の確認
・見積条件の比較
・見積書原本の確認
がスムーズに行えます。
これは単なる見積書OCRではなく、
案件管理業務そのものを効率化する運用です。
OCRの価値は、文字を読み取ることだけではありません。
重要なのは、読み取ったデータを業務で使える形にして活用することです。
今回のように、
・見積書をOCRで読取り
・案件番号を抽出
・表記ゆれを吸収
・kintoneへ自動登録
・案件管理アプリへ紐付け
・複数社の見積を比較
という流れを作ることで、見積管理業務全体を効率化できます。
AI-OCRプラグイン for kintoneは、
帳票の読取りからkintone上でのデータ活用までを支援できる点が大きな特徴です。
AI-OCRの様々な活用方法については、
下記のまとめ記事でもご紹介しています。
AI-OCR活用方法のまとめ記事はこちら
kintoneでOCRを活用したデータ入力・加工の自動化まとめ【AI-OCR活用】
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AI-OCRプラグイン for kintoneは、30日間の無料お試し利用が可能です。
設定はシンプルで、すぐに効果を体感いただけます。
今回ご紹介したような、
・見積書OCR
・異なるレイアウトの見積書読取り
・案件番号の自動抽出
・手書きメモの読取り
・明細情報の自動入力
・案件管理アプリとの紐付け
などにも対応できます。
また、見積書だけでなく、
・請求書
・注文書
・契約書
・名刺
・レシート
など、さまざまな帳票にも活用可能です。
「見積書を案件ごとに管理したい」
「複数社の見積比較を効率化したい」
「異なるレイアウトの帳票を同じ設定で読み取りたい」
という企業様は、ぜひ一度お試しください。
製品に関するご質問、ご相談についても、
info@kandi-sol.co.jpまでお気軽にお問い合わせください。
