見積書の管理業務では、
取引先や社内担当者から受領した見積書を、
・Excel管理表
・kintone
・基幹システム
・会計システム
などへ転記する業務が発生します。
また近年では、
・メール添付
・Webフォーム
・複合機スキャン
・ファイル共有サービス
など、見積書の受領方法も多様化しています。
そのため、
・ファイル管理が煩雑になる
・手入力作業が発生する
・OCR実行を忘れる
・登録漏れが発生する
・情報共有が遅れる
といった課題を抱える企業も少なくありません。
さらに、
取引先や協力会社など、
kintoneアカウントを持たないユーザーから帳票を受領するケースも多く、
業務の標準化が難しい
という課題もあります。
そこで今回は、
AI-OCRプラグイン for kintone と Webhook を活用し、
見積書の受領からOCR処理、kintone登録までを完全自動化する方法
をご紹介します。
今回のデモでは、
・外部フォームによる見積書受領
・kintoneへの自動登録
・WebhookによるOCR自動実行
・見積書情報の自動入力
・一覧管理による業務効率化
を実現しています。
【この記事を読んでわかること】
・外部フォームや複合機から見積書を受領する方法
・WebhookでOCRを自動実行する方法
・AI-OCRによる見積書データ化の方法
・kintoneで見積書を一元管理する方法
・帳票受領からデータ登録まで自動化する方法
kintoneライセンス不要！外部フォームや複合機から見積書を自動受領
今回は、トヨクモ様の「FormBridge」を利用した見積書提出フォームを利用します。 ※
取引先や社内担当者は、
フォームから見積書をアップロードするだけで提出できます。
そのため、
・取引先からの見積書提出
・協力会社からの書類提出
・現場担当者からの報告書提出
などにも活用できます。
特に大きなメリットは、
kintoneアカウントを持たないユーザーでも利用できる
ことです。
フォーム送信後は登録完了画面を表示します。
また今回の仕組みはフォームだけではありません。
今回のデモでは外部フォームを利用していますが、複合機連携による自動受付にも対応可能です。
例えば、
複合機でスキャンした見積書を自動でkintoneへ登録し、
そのままAI-OCRによるデータ化を実行できます。
・複合機
・kintone
・AI-OCR
を組み合わせた業務改善も可能です。
富士フイルムビジネスイノベーション様でも、複合機とAI-OCRプラグイン、
kintoneを活用した業務改善事例が公開されています。
kintone WebhookでOCRを自動実行
フォームや複合機から受領した見積書は、
kintoneへ自動登録されます。
その後、
レコード追加をトリガーとして、
AI-OCRプラグインが自動でOCR処理を開始します。
Webhook設定では、
通知条件を
「レコードの追加」
のみに設定します。
これにより、
見積書ファイルが登録された瞬間にOCR処理が開始されます。
担当者が
・OCRボタンを押す
・OCR対象を選択する
といった作業は不要です。
AI-OCRが見積書情報を自動登録
外部フォーム経由で受領した見積書は、
AI-OCRプラグインによって解析され、
kintoneの各フィールドへ自動入力されます。
例えば、
・会社名
・郵便番号
・住所
・発行日
・見積期限
・合計金額
などを自動抽出できます。
さらに、
・銀行名
・支店名
・口座番号
・口座名義
・小計金額
・消費税額
なども取得可能です。
見積書によっては明細行の入力が大きな負担になりますが、
AI-OCRプラグインでは明細情報も読取り可能です。
そのため、
担当者が見積書を見ながら入力する作業を大幅に削減できます。
一覧管理で見積書業務を効率化
OCR結果はkintoneの一覧画面から確認できます。
今回のデモでは、
・OCR処理状況
・会社名
・発行日
・合計金額
などを一覧管理しています。
これにより、
単なるOCR結果ではなく、見積書管理台帳として活用できます。
また、
kintoneの検索・集計機能と組み合わせることで、
・会社別管理
・月別集計
・金額分析
・支払管理
などにも利用できます。
見積書受領からデータ登録まで完全自動化
従来の見積書管理では、
・見積書受領
・ファイル保存
・内容確認
・OCR実行
・システム入力
・管理台帳更新
といった作業が必要でした。
しかし今回の仕組みでは、
・外部フォーム
・複合機連携
・ファイルアップロード
など様々な入口から見積書を受領し、
・kintone登録
・OCR実行
・データ入力
・管理台帳作成
まで自動で実施できます。
担当者は、
入力作業ではなく、確認業務に集中できます。
また、
kintoneアカウントを持たない外部ユーザーからの帳票受領にも対応できるため、
・取引先
・協力会社
・現場担当者
との帳票授受にも活用できます。
これは単なるOCRではなく、
帳票受領から管理までの業務プロセス全体を自動化する仕組み
と言えます。
AI-OCRの様々な活用方法については、
下記のまとめ記事でもご紹介しています。
AI-OCR活用方法のまとめ記事はこちら
kintoneでOCRを活用したデータ入力・加工の自動化まとめ【AI-OCR活用】
簡単設定で今すぐAI-OCRを試してみる
AI-OCRプラグイン for kintoneは、30日間の無料お試し利用が可能です。
設定はシンプルで、すぐに効果を体感いただけます。
AI-OCRプラグイン for kintoneでは、
・見積書OCR
・請求書OCR
・注文書OCR
・契約書OCR
・名刺OCR
など様々な帳票に対応しています。
さらに、
・WebhookによるOCR自動実行
・OCR後のデータ加工
・AIによる判断処理
なども実現可能です。
「見積書の入力作業をなくしたい」
「取引先からの帳票受領を効率化したい」
「複合機とkintoneを連携して活用したい」
「帳票管理業務を自動化したい」
という企業様は、ぜひ一度お試しください。
製品に関するご質問、ご相談については、
info@kandi-sol.co.jpまでお気軽にお問い合わせください。
※FormBridge（フォームブリッジ）はトヨクモ株式会社の商標または登録商標です。
