セミナーや研修の後に回収するアンケートには、
・良かった点・印象に残った点
・改善してほしい点
・その他の意見・感想
のように、複数の自由記述欄が設けられているケースが多くあります。
これらの記述は、1件ずつ読めば内容を把握できますが、
アンケートの枚数が増えるほど、
・全員分に目を通すだけで時間がかかる
・結局、要点だけを別途まとめ直す作業が発生する
・手書きのアンケートは、転記だけでも一苦労
といった負担が発生しがちです。
本記事では、AI-OCRプラグイン for kintoneを活用して、
手書きアンケートの複数の自由記述欄を、AIが1つの要約文としてまとめ、
kintoneへ自動入力する方法をご紹介します。
あわせて、チェック形式の設問（満足度評価）から、
数値と文言の両方を自動で抽出する設定方法もご紹介します。
【この記事を読んでわかること】
・複数の自由記述欄を、AIが1つの文章に要約する方法
・チェックボックス形式の回答から、数値と文言を同時に抽出する方法
・アンケート回収からkintone登録までの一連の流れ
・要約機能が、単純な転記作業とは違う価値を生む理由
AI-OCRで、複数の記述をまとめて要約
kintoneの拡張機能であるAI-OCRプラグイン for kintoneを活用する事で、
帳票を見ながら値を打ち込んでいた入力業務を、簡単に自動化することが可能となります。
AI-OCRプラグイン for kintoneは、「ことば」でAIに指示を出すだけで、
帳票から必要な情報を自由に抽出できますが、それだけでなく、
複数の項目の内容を読み取ったうえで、AIが1つの文章に要約して登録することも可能です。
今回は、セミナー参加者向けのアンケートを題材に、この要約機能を
ご紹介します。
※掲載画像はデモ用に作成した架空の情報です。
アンケート管理アプリを作成する
まずは、アンケートの内容を保存するフィールドをkintoneアプリ側に設置します。
基本情報（開催日・会社名・部署名・氏名）に加えて、
満足度や自由記述を保存するフィールドも用意します。
今回のポイントは、Q1・Q2・Q3それぞれの回答を保存するフィールドとは別に、
3つの回答をまとめた要約を保存するための専用フィールド（Q1.2.3要約）を用意している点です。
これにより、個別の回答を保存しながら、
同時に要約文も別フィールドとして保持できます。
AI-OCRプラグインを設定する
必要なフィールドを作成したら、次はカスタム読取り項目の設定をします。
基本情報に加えて、今回は以下のようなポイントで設定しています。
①満足度を「数値」と「文言」の2つに分けて抽出
アンケートの満足度は「4．やや満足」のように、数値と文言が
セットになったチェック形式になっていますが、これを
・「満足度_数値部分のみ回答」→ 数値フィールドへ
・「満足度_数値を除く文字部分のみ回答」→ ドロップダウンフィールドへ
という2つの抽出項目に分けることで、
1つのチェックから、数値としての集計にも、選択肢としての分類にも使えるデータ
を同時に取得できます。
②Q1〜Q3の内容を要約して回答
今回の中心となる設定が、10番目の抽出項目です。
「Q1、Q2、Q3の内容を要約して回答」
このように指示するだけで、AIがQ1〜Q3それぞれの自由記述の内容を
理解したうえで、1つの要約文としてまとめて回答します。
単純なキーワード抽出ではなく、
文章全体の趣旨を踏まえて要約するという、生成AIならではの処理です。
実際にアンケートを読み取ってみる
それでは、実際にAI-OCRの実行をしてみます。
アプリのレコード追加画面を開き、
「読取り帳票」フィールドにアンケートの画像ファイルを登録します。
レコードを保存すると、レコード詳細画面の上部に「AI-OCR実行」ボタンが表示されるため、
ボタンを押下することで読み取りを実行します。
それでは解析が終わりましたので、読み取り結果を見てみましょう。
開催日・会社名・部署名・氏名まで、正しく読み取ることができました。
続いて、今回のポイントである満足度・要約部分の読み取り結果です。
満足度は、「満足度_数値」フィールドに「4」、「満足度」フィールドに「やや満足」と、
1つのチェックから2つの形式でそれぞれ正しく登録されています。
そして、Q1〜Q3の内容は、以下のように1つの要約文としてまとめられました。
「デモは分かりやすく、自然言語による簡単な設定と自動振り分けが好評でした。
チェックボックス対応やバーコード読み取りの時期、料金説明の充実を期待しています。
また、質疑応答や個別相談の時間延長を希望しています。」
Q1（良かった点）・Q2（改善要望）・Q3（その他感想）という、3つの異なる文脈の自由記述が、
要点を保ったまま1つの文章に自然にまとめられていることが確認できます。
なお、Q1〜Q3それぞれの原文も、個別のフィールドにそのまま保存されているため、
要約だけでなく、必要に応じて元の記述内容もあわせて確認できます。
要約機能が生きる場面
今回のようなアンケートに限らず、
複数の自由記述欄を持つ帳票は、研修報告書・面談記録・クレーム対応記録など、
様々な場面に存在します。
これらに共通するのが、
・1件ごとの記述量はそれほど多くなくても、複数の記述をまとめて把握するには時間がかかる
・大量の件数がある場合、要点だけを別途まとめ直す作業が発生しがちである
という課題です。
AI-OCRプラグインでは、単に文字を読み取るだけでなく、
複数の項目をまたいで内容を理解し、1つの要約としてまとめて登録することができるため、
これらの「読み取った後の要約作業」まで自動化できます。
要約結果はkintoneのレコードとして蓄積されるため、
一覧画面で複数件の要約をまとめて眺めたり、検索・集計に活用したりすることも可能です。
複数の記述をAIがまとめる。まずは無料お試しで
今回ご紹介したように、AI-OCRプラグイン for kintoneは、
単一の項目を抽出するだけでなく、
複数の記述内容を理解し、1つの要約文としてまとめて登録することができます。
アンケート・研修報告書・面談記録など、
複数の自由記述欄を持つ帳票を扱っている方は、ぜひ一度お試しください。
帳票の自動入力の具体的な活用例については、
下記のまとめ記事もあわせてご覧ください。
AI-OCR活用方法のまとめ記事はこちら kintoneでOCRを活用したデータ入力・加工の自動化まとめ【AI-OCR活用】
AI-OCRプラグイン for kintoneは30日間の無料お試し利用が可能です。
AI-OCRプラグイン for kintoneを30日間試してみる
複数の記述をまとめる手間を感じている方は、
まずは無料お試しで、要約機能の効果を体感してみてください。
製品に関するご質問、ご相談についても
info@kandi-sol.co.jpまで
お気軽にお問い合わせください。
