契約管理業務では、
・契約期間
・契約金額
・契約更新有無
など、契約書内の情報を管理台帳へ入力する作業が発生します。
特に、「自動更新条項の有無」は、
契約更新漏れ防止や契約管理をする上で重要な情報ですが、
契約書ごとに記載方法や表現が異なるため、担当者が目視で確認しながら入力している企業様も多いのではないでしょうか。
しかし、契約書の件数が増えるほど、
・確認作業の負担増加
・入力ミス
・契約更新漏れ
などのリスクが発生します。
今回は、AI-OCRプラグイン for kintoneを利用して、
契約書の内容をAIが解析し、
自動更新条項の有無を自動判定してkintoneへ入力する方法をご紹介します。
【この記事でわかること】
・契約書の自動更新条項をAIで自動判定する方法
・AI-OCRプラグインの設定方法
・契約管理業務を効率化する方法
AI-OCRで値を自動入力！入力作業の負担を大幅に削減
kintoneの拡張機能であるAI-OCRプラグイン for kintoneを活用する事で、
PDFや画像ファイルに記載された情報をAIが解析し、kintoneアプリへ自動入力できます。
AI-OCRプラグインは、「ことば」でAIに指示を出すだけで、
・契約日
・契約開始日
・契約終了日
・契約金額
・契約者名
など、欲しい情報を自由に抽出できます。
さらに、単純なOCRによる文字抽出だけでなく、
「自動更新条項が存在するか？」
のような、契約内容をAIが解析・判断した上で入力することも可能です。
従来型OCRでは、「文字を読み取る」ことはできても、
契約内容を判断して入力することは困難でした。
しかし、AI-OCRプラグインでは生成AIが契約書の内容を解析するため、
契約条項の有無判断なども柔軟に対応できます。
また、契約書ごとの細かなレイアウト設定が不要なため、
賃貸借契約書・売買契約書・業務委託契約書など、様々な契約書を1つの設定で運用できます。
契約書の自動更新条項の有無を自動入力する
今回は、下記のような賃貸借契約書を読み取ってみます。
今回使用する契約書の読取り設定の詳細につきましては、下記記事もご確認ください。
kintoneで契約書を自動入力する方法（レイアウト設定不要）【AI-OCR活用】
▼ 今回読み取る賃貸借契約書データ
こちらの契約書には、
「本契約は自動更新するものとする」
という自動更新条項が記載されています。
▼ 契約管理用のkintoneアプリを作成
まずは、契約情報を管理するためのkintoneアプリを用意します。
今回は、
・契約日
・契約開始日
・契約終了日
・契約金額
・敷金
・契約者情報
・自動更新条項の有無
などを保存するフィールドを作成しました。
▼ AI-OCRプラグインを設定
次に、AI-OCRプラグイン側で抽出項目を設定します。
今回のポイントは、下記の設定です。
「自動更新条項の有無_有りor空欄で回答」
このように設定することで、AIが契約書全体の内容を解析し、
自動更新条項が存在する場合 → 「有り」
存在しない場合 → 空欄
で自動入力します。
単純なキーワード検索ではなく、契約内容をAIが判断している点が大きな特徴です。
また、契約書ごとに条項の表現が異なる場合でも、柔軟に読み取ることができます。
▼ OCR実行後の読取り結果
それでは、実際の読取り結果を確認してみましょう。
契約日や契約金額だけでなく、
「自動更新条項の有無」フィールドへ「有り」
と正しく入力されています。
契約書内の文章をAIが解析し、自動更新条項の存在を判断できていることが確認できます。
別の契約書でも読取りをしてみる
次に、別パターンの契約書として商品売買契約書を読み取ってみます。
こちらの契約書には、自動更新に関する条項は記載されていません。
それでは、読取り結果を見てみましょう。
今回は、
「自動更新条項の有無」フィールドが空欄
となっています。
このようにAI-OCRプラグインでは、
・自動更新条項がある契約書
・自動更新条項がない契約書
をAIが自動で判別できます。
また、
・賃貸借契約書
・売買契約書
のように契約種類が異なる場合でも、
1つの設定で柔軟に運用できる点も大きな特徴です
自動更新条項の判断を自動化する効果
契約管理業務では、契約更新時期や更新条件の確認が重要になります。
しかし、契約書を1件ずつ目視確認しながら、
・自動更新か？
・更新通知が必要か？
・契約終了日はいつか？
を確認・入力する作業には大きな工数がかかります。
AI-OCRプラグインを活用することで、
契約内容の確認・入力・管理を自動化
できるため、
・契約更新漏れ防止
・契約管理工数の削減
・入力ミス削減
・契約情報の検索性向上
を実現できます。
さらに、kintoneの通知機能と組み合わせることで、
・更新期限通知
・契約更新管理
・契約一覧管理
・契約種別ごとの分析
などもスムーズに実施可能です。
特に、
「契約内容をAIが判断して入力する」
という点は、従来型OCRにはない大きな特徴です。
簡単設定で今すぐAI-OCRを試してみる
AI-OCRプラグイン for kintoneは、30日間の無料お試し利用が可能です。
設定はシンプルで、すぐに効果を体感いただけます。
契約書管理だけでなく、
・請求書
・名刺
・履歴書
・作業日報
・申請書
など、様々な帳票のデータ化にご利用いただけます。
「契約書管理を効率化したい」
という企業様は、ぜひ一度お試しください。
製品に関するご質問、ご相談についても
info@kandi-sol.co.jpまでお気軽にお問い合わせください。
