kintoneで契約書を自動入力する方法（レイアウト設定不要）【AI-OCR活用】

kintoneの拡張機能であるAI-OCRプラグイン for kintoneを活用する事で、
帳票を見ながら値を打ち込んでいた入力業務を、簡単に自動化することが可能となります。

AI-OCRプラグイン for kintoneは、
「ことば」でAIに指示を出すだけで、
請求書、契約書、履歴書、作業日報など、
様々な帳票から必要な情報を自由に抽出できます。

そのため、契約書のような非定型文書でも、
事前のレイアウト設定不要で、
簡単にご利用を開始いただくことが可能です。

今回は下記のような賃貸借契約書を、
AI-OCRプラグインを利用してkintone上にデータ化していきます。

契約書のレイアウトは案件ごとに異なりますが、
AI-OCRプラグインでは、
1つの設定で様々なレイアウトの契約書を自動入力できます。

まずは、契約書内の情報を保存するフィールドを、
kintoneアプリ側に設置します。

AI-OCRプラグインで保存先として指定できるフィールドは下記の通りです。

・文字列（１行）
・文字列（複数行）
・数値
・日付
・時刻
・ドロップダウン
・ルックアップ

今回は、
日付を入力する項目を日付フィールド、
金額を入力する項目を数値フィールド、
その他を文字列（１行）フィールドで作成します。

これでアプリ側の準備は整いました。

今回はゼロからアプリを作成していますが、
AI-OCRプラグインは既存のアプリにインストールしてご利用いただくことも可能です。

そのため、すでにkintone上で契約書の管理をされている場合は、
フィールドの設置作業は不要となります。

次にプラグインの設定画面から、AI-OCRプラグインの設定をします。

１．基本読取り項目の設定をする

初めてアプリにAI-OCRプラグインをインストールする場合には、
フィールド設定欄で読み取り対象とする帳票モデルを選択し、
「フィールド生成・更新」ボタンを押下します。

読取りモデルは複数選択が可能なため、
1つのアプリで請求書、レシート、契約書など、
様々な帳票を管理することができます。

今回作成するアプリは契約書の管理に利用したいため、
「その他」にチェックを入れて、「フィールド生成・更新」ボタンを押下します。
すると、アプリに当プラグインを利用する上で必要なフィールドが自動生成されます。

２．カスタム読取り項目の設定をする

必要なフィールドを作成したら、次はカスタム読取り項目の設定をします。

カスタム読取り項目では「抽出項目」欄にデータ化したい帳票上の項目名をテキスト入力し、
「フィールドタイプ」「対象フィールドコード」欄で保存先のフィールドを指定します。

AI-OCRプラグインは「抽出項目」の情報からAIがファイル内を解析し、
値を抽出して指定のフィールドに自動入力します。

そのため、レイアウトの異なる帳票でも抽出したい項目の概念が同じであれば、
１つの設定だけで運用をいただくことが可能です。
少々の表記ゆれがある場合でも、しっかりと値を抽出してくれます。

今回は下記のような抽出項目で設定をしてみようと思います。

今回は「自動更新の有無」と「支払い条件」について、
回答してほしい値を指定しています。

このような補足指示を行うことで、
単に文書内の情報を抽出するだけでなく、
AIに契約内容を判断させた結果を登録することも可能です。

例えば、

・自動更新条項の有無
・支払い条件
・契約種別
・更新通知の必要性

なども、AIが内容を解析して回答できます。

これで準備完了です。

最後にプラグインの設定を保存し、アプリを更新します。

それでは、実際にAI-OCRを実行してみます。

レコード追加画面から、
「読取り帳票」フィールドに契約書PDFを登録します。

契約書は複数ページとなるため、
対象ページを「1-」と指定し、
全ページを読み取ります。

レコードを保存すると、レコード詳細画面の上部に「AI-OCR実行」ボタンが表示されるため、
ボタンを押下することで読み取りを実行します。

なお、レコード一覧画面にも実行ボタンが設置されているため、
大量のファイルに対してOCRを一括実行することも可能です。

それでは解析が終わりましたので、読み取り結果を見てみましょう。

今回も100%の精度で読み取りができていました！

プラグイン設定時に指定した
「賃借開始日」「賃借終了日」は、
契約書上にそのままの項目名では記載されていません。

しかしAIが文脈を解析し、
契約条文の内容から適切に値を抽出しています。

このように、
AI-OCRプラグイン for kintoneでは、
契約書の文脈を理解するような形で値を抽出できるため、
少々の表記ゆれやレイアウト差異があっても、
柔軟に対応できます。

契約書上の情報を自動入力することで、
契約管理を効率的に実施できます。

kintone上で契約情報をデータ化することで、

・契約書検索
・契約更新日の一覧管理
・更新期限前の通知
・取引先別の契約管理
・契約金額の集計

などが可能になります。

また、
kintone上に作成した顧客マスタや取引先マスタと関連付けることで、
契約情報を一元管理することもできます。

契約管理の運用イメージについては、下記の記事もご確認ください。

複数の電子契約サービスで交わした契約書の一元管理をAI-OCRとkintoneで実現

AI-OCRプラグイン for kintoneでは、
契約書の自動入力だけでなく、
OCR後のデータ加工・補完・翻訳なども自動化できます。

例えば、

・住所から郵便番号を自動補完
・コード番号の桁統一（0埋め）
・OCR後の文章校正
・外国語契約書の翻訳
・氏名のフリガナ生成

など、様々な活用方法があります。

まとめて確認したい方はこちらもご覧ください。

AI-OCR活用方法のまとめ記事はこちら
kintoneでOCRを活用したデータ入力・加工の自動化まとめ【AI-OCR活用】

AI-OCRプラグイン for kintoneは30日間の無料お試し利用が可能です。

契約書管理のような、
入力・検索・更新管理が発生する業務では、
AI-OCRによる自動化効果が特に出やすくなります。

契約書ごとに異なるレイアウトでも、
レイアウト設定不要で自動入力できるため、
入力作業や契約更新管理の負担を大幅に削減できます。

まずは一部の契約書から、
自動入力の効果を体感してみてください。

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