電子取引を始める際に守るべき要件は、次の4つです。
1. 真実性の確保
2. 関係書類の備え付け
3. 見読性の確保
4. 検索性の確保
ただし、「2. 関係書類の備え付け」は電子取引のためのツールやシステムの
マニュアルといった関係書類をすぐ参照できるように備え付けておくこと、
「3. 見読性の確保」は、書類データを明瞭な状態で閲覧できるように
ディスプレイ等を整えておくということで、
これらは電子取引サービスを導入する過程で自然とクリアできます。
したがって、企業として対応に力を入れるべきは、
「1. 真実性の確保」「4. 検索性の確保」です。
このうち、「1. 真実性の確保」は別記事にてご紹介しましたので、
当ブログでは「4. 検索性の確保」について解説いたします。
検索性の確保で要求されること
a. 取引年月日、契約開始日、契約終了日、取引金額、文書種類、取引先名称等の
主要項目が検索条件として設定できる
b. 日付と金額については範囲指定して検索できる
c. 2つ以上の項目を任意に組み合わせて検索できる
d. 検索項目について記録事項がない電磁的記録を検索できる
※電帳法 第四条 法令解釈通達4-14
上記を「すべて」満たさなければなりません。
取引先情報や日付、金額などの主要項目が検索条件として設定できること、
日付と金額を範囲指定して検索できること、
2つ以上の項目を任意に組み合わせてAND検索できることなど、
さまざまな規定がありますが、これらすべてkintoneで対応できます。
さらに具体的に言うなら、次のような項目で柔軟に検索できなければなりません。
検索できなければならない主要な記録項目の例
領収書 領収年月日/領収金額/取引先名称
請求書 請求年月日/請求金額/取引先名称
納品書 納品年月日/品名/取引先名称
注文書 注文年月日/注文金額/取引先名称
見積書 見積年月日/見積金額/取引先名称
例えば、取引年月日を例に取ると、対象となる文書によって、
契約日、発注日、納品日とさまざまに変わるため、
各文書で項目を調整する必要があります。
kintoneなら、こうした項目の調整は柔軟かつ簡単に行えます。
ここで、電帳法改正内容のうち、検索性の確保に関する部分にふれておきましょう。
「保存要件」ー「検索要件の改正」の項目をごらんください。
既にご紹介しましたが、従来は、取引日付、金額、取引先情報などの項目で
範囲指定やAND検索ができる必要がありました。
改正後は、国税のダウンロード要求に応じるという条件付きですが、
範囲指定とAND検索が不要になります。
それでは最後に…
◎電子契約により締結した文書データ
◎メール、電子FAX等により受領した文書データ
※他社電子契約サービスで受領した文書データ含む
◎スキャニングした文書データ
※原本破棄をしない
これらの書類データをすべて適法にkintoneで一元管理できます！
例えば、今はまだ電子契約を導入されていないお客様でも、
取引先や関係会社から電子契約で署名依頼が届いた
というケースは珍しくないと思われます。
弊社よりご提供の事務処理規程を備え付けていただけば、受け取った電子データでも、
kintone上で電帳法上適法に送信したデータともども保管できます。
また、原本を破棄しないことが条件となりますが、
スキャニングした書類もkintone上で保存・管理することが可能です。
まとめ
重要なのはたった2要件！
・真実性の確保
・検索性の確保
どちらもkintoneで対応！
弊社のAI-OCRプラグイン for kintoneをご活用いただくことで、電帳法で要求されている相手先、日付、金額などの情報入力を自動化いただくことも可能です。
電帳法上、企業様側が意識して対応すべきは「真実性の確保」「検索性の確保」の
2要件です。どちらもkintoneを利用すれば、容易に対応できます。
令和4年および令和6年に改正された電子帳簿保存法への対応だけでなく、今後のDX推進を見据えた上で、
AI-OCRや電子契約サービスなどと一緒にkintoneの導入をご検討いただければと思います。
