「真実性の確保」って？ kintoneで始める電子取引①

電子帳簿保存法

電子取引を始める際、企業はどのようなことを守ればいいのでしょうか？
答えは、次の4つの要件をクリアできればOKです。

1. 真実性の確保

2. 関係書類の備え付け

3. 見読性の確保

4. 検索性の確保

このうち「2. 関係書類の備え付け」は、要するに電子取引のためのツールやシステムの
マニュアルといった関係書類をすぐ参照できるように備え付けておくことです。
また「3. 見読性の確保」は、書類データを明瞭な状態で閲覧できるように
ディスプレイ等を整えておくということです。
これらは、電子取引サービスを導入する過程で自然とクリアできるはずです。

つまり、企業として対応に力を入れなければならないのは、
「1. 真実性の確保」「4. 検索性の確保」ということになります。
今回は「1. 真実性の確保」について解説いたします。

真実性の確保で要求されること

a．データの受領後遅滞なく認定タイムスタンプを付与する
b．改竄防止等のための事務処理規程を作成し運用する
c．データを改竄/削除できないシステム等を利用する
d．書類の発行者側で認定タイムスタンプを付与

上記の「いずれか」を満たさなければなりません。

電子帳簿保存法（略して電帳法）で規定されている要件のうちで、
特に注意しなければならないのが、この「1. 真実性の確保」です。
上に挙げた4つの措置の「どれか1つ」でも満たしていればOKです。

「認定タイムスタンプ」についてさらに解説しますと、タイムスタンプなら何でもいい
というわけではなく、「総務大臣が認定するタイムスタンプ」
でなければなりません。

令和４年以降の電帳法改正内容のうち、真実性の確保に関する部分もふれておきましょう。

「保存要件」の項目をごらんください。
タイムスタンプ要件が緩和され、従来は書類受領後、速やかに認定タイムスタンプを
付与しなければなりませんでしたが、2ヶ月以内であればよいことになっています。

それでは最後に…

4つの措置のうち、どの要件による導入を選択すべきでしょうか？
弊社では「b．改竄防止等のための事務処理規程を作成し運用する」をお勧めしています。

k&iソリューションズでは「b．改竄防止等のための事務処理規程を作成し運用する」の
規定雛型をご契約者の方へ無償にてご提供しています。
弊社グループの税理士法人が監修している事務処理規程を備え付けておくことで、
相手から受領した見積書/発注書/請求書/領収書データなどもkintoneで適法に保管することが可能です。

また、上記のような国税関係書類のデータ保存をする場合には、電帳法の検索性要件への対応が必要となります。
しかし、弊社のAI-OCRプラグイン for kintoneをご活用いただくことで、電帳法で要求されている相手先、日付、金額などの情報入力を自動化いただくことが可能です。

kintoneによる電子帳簿保存法への対応についてご興味がございましたら、
是非k&iソリューションズまでお問い合わせください。