kintoneで簡単実現！令和６年改正電子帳簿保存法への具体的な対応方法

まず、メールや電子契約サービスで交わした契約書等をデータ保存する場合、税務署への事前申請は必要ありません。
課税期間の途中でも、思い立った時にすぐに文書の電子化をスタートすることができます。

それでは事前申請などの手続きはいらないとして、どのようなことを守ればいいのか？
ということですが、それがこちらの４つの要件となります。

1. 真実性の確保
2. マニュアル等の関係書類の備え付け
3. 見読性の確保
4. 検索性の確保

上記のうち、２のマニュアル等の関係書類の備え付け要件、３のディスプレイなどで文書データを明瞭な状態で閲覧ができるようにしておくという見読性の確保要件はお客様側で意識せずとも、kintoneを利用することで容易に対応が可能です。

そうすると、１の真実性の確保と４の検索性の確保についての対応がお客様側で必要となります。

真実性の確保要件については、下図対応方法のいずれかを選択できます。
「いずれか」ですので、どれか１つでも満たしていれば要件クリアとなります。

上記のうち、弊社では２の「事務処理規程の備え付け」による対応を推奨しています。

１と４の認定タイムスタンプによる対応については、タイムスタンプ付与の都度コストがかかり、
サービスによっては法律上で要求されている一括検証機能の実装をお客様側で行う必要があります。

３のデータを改ざん/削除ができないシステム、またはログが残るシステムの利用については、
電子データの授受（送付・受信）を直接当該システム上で実施する必要があるため、
ECサイトから領収書を手動でダウンロードしたり、メールに記載されたリンクから請求書をダウンロードするパターンでは、結局、別途事務処理規程の備え付けが必要となります。

また、GDPR（欧州一般データ保護規則）や、その流れを汲む改正個人情報保護法の削除要求にも対応ができません。
削除要求に応じない場合は、例えばGDPRだと約20億円もの多額の制裁金が課される可能性があります。
電子帳簿保存法への対応だけではなく、その他の関連業法なども意識した検討が必要です。

上記の理由から、弊社では事務処理規程の備え付けによる柔軟な対応を推奨しています。
事務処理規程につきましては、国税庁より各種規程等のサンプルが公開されています。

また、弊社では弊社グループの税理士法人で監修した事務処理規程、申請書、報告書の雛形を弊社で提供している各種プラグインのご契約者様に無償提供しております。
kintoneによる運用を前提とした事務処理規程の作成方法につきましても、当プラグインのマニュアル上で解説しておりますので、短期間で電子帳簿保存法に対応した運用をスタートすることができます。

検索性の確保要件については、下記の要件を満たす必要があります。

1. 日付、金額、取引先名称の主要項目が検索条件として設定できる
2. 日付と金額については範囲指定して検索できる
3. ２つ以上の項目を任意に組み合わせて検索できる
4. 検索項目について記録事項がない電磁的記録を検索できる

こちらの要件につきましては、下図のようにkintoneにフィールドを設置することで対応が可能です。

文書データを取引先から受領した時やkintoneからAcrobat Signにて署名依頼を送信する際に、kintoneに設置したフィールドに各情報を入力することで電子帳簿保存法に対応した運用が可能です。
検索項目の入力には、弊社が提供するAI-OCRプラグインを利用することで自動化することも可能です。

また、Acrobat Sign連携プラグインの機能で実現するAcrobat Signのフィールド情報をkintoneのフィールドに紐づける機能や、kintone上でPDF帳票を作成できる拡張機能を併せて利用することで、より効率的な運用が実現します。

kintoneで電子帳簿保存法対応を検討される場合、お客様側で対応すべき要件は「真実性の確保」「検索性の確保」のたったの２要件です。
事務処理規程を備え付け、kintone上で文書データを適正に運用いただくことで短期間に電子帳簿保存法への対応が可能です。

また、kintone上からAcrobat Signで送信した文書データ、相手から受領した文書データ、紙の文書をスキャンした文書データをkintone上で一元管理することができます。

本来、デジタル化の目的は業務改善やDXを実現することですが、電子帳簿保存法への対応義務化により、
法令対応を目的とする製品選定をされているお客様が多い印象です。

kintoneのような業務システムで文書を管理いただくことで、顧客管理（CRM)、従業員マスタと連携した文書の管理や、
社内ワークフローとの連携、電子契約機能との連携など、電子帳簿保存法対応をそのまま業務改善やDXに繋げることが可能です。

弊社のAI-OCRプラグイン for kintoneをご活用いただくことで、電帳法の検索性要件で要求されている相手先、日付、金額などの情報入力を自動化いただくことも可能です。

k&iソリューションズでは電子帳簿保存法、インボイス制度など各業法への法令対応から、Acrobat Sign、kintoneの初期設定代行までご支援が可能ですが、電子帳簿保存法に精通した税理士含めた士業グループとして、コンサルティングサービスのご紹介も行っておりますので、ご興味がございましたら、是非k&iソリューションズまでお問い合わせください。

電子取引で交わしたデータを保存する方法とは別に、「紙」で受領した文書データをスキャンしてデータを保存する方法についても電子帳簿保存法で規定されています。
こちらの方法は令和４年改正電子帳簿保存法上でも、電子取引と比べて厳しい要件が設定されていますので注意が必要です。

スキャナ保存の要件では、「データを改ざん/削除ができないシステム、またはログが残るシステムの利用」がマストとなりますので、
現在「紙」で保管している文書もデータにして保存したい場合は、kintoneでは対応ができないということになります。

しかし、実はスキャンしたデータをkintoneに保存すること自体は全く問題ありません。
電子帳簿保存法上問題となるのは、スキャンした後に「原本となる紙の文書を破棄した場合」です。

「紙」の原本を破棄せずにkintoneにスキャン後の文書データを保存することは全く問題がありませんので、電子取引で交わしたデータ、紙の文書をスキャンしたデータの双方をkintone上で適法に保管することができます。

専用の文書管理システムなどを利用し、電子帳簿保存法上の要件を満たすことで「紙」の原本を破棄することができるようになりますが、実は原本破棄には別のリスクが生じます。
民事訴訟において、文書の提出は「原則、原本によってしなければならない」とされていますので、「紙」で受領した文書を破棄してしまうと訴訟上の証拠価値に影響を与える可能性があります。
また、国税庁が公開しているQAによりますと、電子帳簿保存法上の要件を満たした上で印紙が貼付された文書を破棄した場合でも、印紙税の還付を受けられないとされています。

スキャナ保存においても、電子帳簿保存法への対応だけでなく他法令への影響を検討する必要があります。