※ 2023年12月7日更新
コロナ禍を経て、電子取引の導入を決めた企業は急増しており、
請求書や領収書といった書類をデータでやりとりするケースは珍しくなくなりました。
ただし、電子取引を行う際の書類の取り扱いは注意が必要です。
ここで、電子帳簿保存法（略して電帳法）について、おさらいしておきましょう。
電帳法を一言でまとめるなら、書類をデータとして保存するにあたり、
必ず守らなければならない法律です。
この法律の管轄は国税庁で、もし違反してしまうと
「税務上、書類を保存していない」ことになり、
最悪のケースでは青色申告が取り消されてしまう可能性もあります。
「それは大変！電子取引を始めるなら、電帳法に急いで対応しないと！」
そう思われた方、あわてる必要はありません。
表をごらんいただければおわかりのとおり、電子取引に関する限りは、
税務署への届出や承認は何もいりません。
思い立った今、課税期間の途中であっても、さっそく電子取引を始められます。
ところで、電帳法が2022年（令和4年）に改正されたことはご存じでしょうか。
改正内容は、すべての企業様の施行日以降に行う電子取引について適用されます。
改正内容で特に留意していただきたいポイントがあります。
表の「適正な保存を担保する措置」の項目をごらんください。
隠蔽・仮装には重加算税
電子書類を保存する際、何らかの隠蔽や仮装があった場合、重加算税の罰則があります。
今後は、電子契約の運用、電子書類の管理においてガバナンスの本質的な強化が求められます。
紙への出力・保存は認めない
電子取引で交わした書類データは、紙への出力・保存は認められません。
つまり、先方より受け取った請求書などのデータは、プリントアウトせず、
必ずデータのまま保管しなさいという規定です。
現在、メールで送付された請求書・領収書などをプリントアウトして
保管している企業様は多いと思います。
こうした習慣は、電帳法の観点で言えば、改めなければなりません。
2023年（令和5年）までは宥恕期間が定められており、
例外的に書類データをプリントアウトして保管することが可能ですが、
2024年（令和6年）1月1日以降は、紙への出力・保存が税務上認められなくなります。
kintoneで文書保管
弊社サービスをご利用いただくことで、令和４年以降の電帳法改正にも対応可能となります。
電子契約の運用にとどまらず、相手から受け取った見積書/請求書/発注書などもkintone上で
適法に文書保管することができます。
また、請求書などを保存する場合にはインボイスの確認作業が必要になりますが、インボイス対応も弊社の適格請求書発行事業者確認プラグインをご活用いただくことで、自動化いただくことが可能です。
相手先の商号なども自動取得がされるため、電子帳簿保存法で要求されている検索性要件への対応も効率化できます。
ご興味がございましたら、是非k&iソリューションズまでお問い合わせください。
※ より具体的なkintoneによる電子帳簿保存法対応につきましては、下記記事もご参照ください。
kintoneで簡単実現！令和４年改正電子帳簿保存法への具体的な対応方法
