※ 2024年3月27日更新
コロナ禍を経て、電子取引の導入を決めた企業は急増しており、
請求書や領収書といった書類をデータでやりとりするケースは珍しくなくなりました。
ただし、電子取引を行う際の書類の取り扱いは注意が必要です。
ここで、電子帳簿保存法（略して電帳法）について、おさらいしておきましょう。
電帳法を一言でまとめるなら、書類をデータとして保存するにあたり、
必ず守らなければならない法律です。
この法律の管轄は国税庁で、もし違反してしまうと
「税務上、書類を保存していない」ことになり、
最悪のケースでは青色申告が取り消されてしまう可能性もあります。
「それは大変！電子取引を始めるなら、電帳法に急いで対応しないと！」
そう思われた方、あわてる必要はありません。
表をごらんいただければおわかりのとおり、電子取引に関する限りは、
税務署への届出や承認は何もいりません。
思い立った今、課税期間の途中であっても、さっそく電子取引を始められます。
ところで、電帳法が2022年（令和4年）に改正されたことはご存じでしょうか。
改正内容は、すべての企業様の施行日以降に行う電子取引について適用されます。
令和5年12月31日までは宥恕期間が設定されており、例外的に受領した電子データをプリントアウトして保存することが可能でしたが、
令和6年1月1日以降は、電子データのまま保存することが完全義務化され、電子データを紙にプリントアウトして保存することができなくなりました。
改正内容で特に留意していただきたいポイントがあります。
表の「適正な保存を担保する措置」の項目をごらんください。
隠蔽・仮装には重加算税
電子書類を保存する際、何らかの隠蔽や仮装があった場合、重加算税の罰則があります。
今後は、電子契約の運用、電子書類の管理においてガバナンスの本質的な強化が求められます。
紙への出力・保存は認めない
電子取引で交わした書類データは、紙への出力・保存は認められません。
つまり、先方よりメール添付などで受け取った請求書などのデータは、プリントアウトせず、
必ずデータのまま保管しなさいという規定です。
メール添付で受け取ったデータだけでなく、ECサイトからダウンロードした領収書データなども電子取引にあたります。
現在、メールで送付・受領した請求書・領収書などをプリントアウトして
保管している企業様は多いと思います。
こうした習慣は、電帳法の観点で言えば、改めなければなりません。
2023年（令和5年）までは宥恕期間が定められており、
例外的に書類データをプリントアウトして保管することが可能でしたが、
2024年（令和6年）1月1日以降は、紙への出力・保存が税務上認められなくなりました。
kintoneで文書保管がおすすめ！
弊社サービスをご利用いただくことで、令和４年以降の電帳法改正にも対応可能となります。
電子契約の運用にとどまらず、相手から受け取った見積書/請求書/発注書などもkintone上で
適法に文書保管することができます。
上記のような国税関係書類のデータ保存をする場合には、電帳法の検索性要件への対応が必要となります。
しかし、弊社のAI-OCRプラグイン for kintoneをご活用いただくことで、電帳法で要求されている相手先、日付、金額などの情報入力を自動化いただくことが可能です。
また、請求書などを保存する場合にはインボイスの確認作業が必要になりますが、インボイス対応も弊社の適格請求書発行事業者確認プラグインをご活用いただくことで、自動化いただくことが可能です。
相手先の商号なども自動取得がされるため、電子帳簿保存法で要求されている検索性要件への対応も効率化できます。
更にkintoneで文書管理を実施いただくことで、顧客管理（CRM）や従業員管理との連携や、
社内ワークフロー機能や電子契約機能との連携により、電帳法対応を業務改善やDXに繋げることが可能になります。
ご興味がございましたら、是非k&iソリューションズまでお問い合わせください。
※ より具体的なkintoneによる電子帳簿保存法対応につきましては、下記記事もご参照ください。
専用の文書管理システムを導入されたお客様でも対応に注意が必要となりますので、是非ご確認ください。
kintoneで簡単実現！令和６年改正電子帳簿保存法への具体的な対応方法
