kintoneで名刺管理をしていると、
・名刺情報の入力作業に時間がかかる
・名刺管理ツールとkintoneが分かれている
・部署ごとに名刺データが散在している
・会社名や担当者名で検索しづらい
といった課題に悩まされることがあります。
特に名刺は企業ごとにレイアウトが異なるため、
従来のOCRでは帳票ごとに設定が必要になるケースも少なくありません。
本記事では、AI-OCRプラグイン for kintoneを活用して、
レイアウト設定不要で名刺を自動入力する方法をご紹介します。
氏名、会社名、電話番号、メールアドレスだけでなく、
資格情報や電気通信事業者番号、商談メモなど、
自由な項目を抽出して管理する方法も解説します。
kintoneアプリとAI-OCRプラグインの設定から、
実際の読取り結果までをご覧ください。
【この記事を読んでわかること】
・AI-OCRプラグインの設定方法
・kintoneで名刺を自動入力する方法
・kintone上で名刺・顧客情報を一元管理する方法
AI-OCRで値を自動入力！入力作業の負担を大幅に削減
kintoneの拡張機能であるAI-OCRプラグイン for kintoneを活用する事で、
帳票を見ながら値を打ち込んでいた入力業務を、簡単に自動化することが可能となります。
AI-OCRプラグイン for kintoneは、
「ことば」でAIに指示を出すだけで、
請求書、契約書、履歴書、作業日報、名刺など、
様々な帳票から必要な情報を自由に抽出できます。
そのため、名刺のように取引先ごとにレイアウトが異なる帳票でも、
事前のレイアウト設定不要で、
簡単にご利用を開始いただくことが可能です。
名刺管理アプリを作成する
今回は下記のような名刺画像を、
AI-OCRプラグインを利用してkintone上にデータ化していきます。
名刺のレイアウトは企業ごとに異なりますが、
AI-OCRプラグインでは、
1つの設定で様々なレイアウトの名刺を自動入力できます。
まずは、名刺内の情報を保存するフィールドを、
kintoneアプリ側に設置します。
AI-OCRプラグインで保存先として指定できるフィールドは下記の通りです。
・文字列（１行）
・文字列（複数行）
・数値
・日付
・時刻
・ドロップダウン
・ルックアップ
今回は全ての項目を文字列（１行）フィールドで作成します。
一般的な名刺OCRツールでは取得対象になりにくい、
「電気通信事業者番号」「資格」なども、
自由に読取り項目へ追加しています。
企業様ごとに管理したい情報は異なりますが、
このように、
欲しい情報を自由に抽出できる点が、
AI-OCRプラグイン for kintoneの大きな特徴です。
これでアプリ側の準備は整いました。
今回はゼロからアプリを作成していますが、
AI-OCRプラグインは既存のアプリへインストールして利用することも可能です。
そのため、
すでにkintone上に顧客管理アプリや取引先管理アプリがある場合は、
既存環境へそのまま機能追加いただけます。
AI-OCRプラグインを設定する
次にプラグインの設定画面から、AI-OCRプラグインの設定をします。
１．基本読取り項目の設定をする
初めてアプリへAI-OCRプラグインをインストールする場合は、
フィールド設定欄で対象とする帳票モデルを選択し、
「フィールド生成・更新」ボタンを押下します。
読取りモデルは複数選択が可能なため、
1つのアプリで請求書、レシート、契約書、名刺など、
様々な帳票を管理することができます。
今回は名刺管理に利用するため、
「名刺」を選択してフィールドを生成します。
すると、アプリに当プラグインを利用する上で必要なフィールドが自動生成されます。
２．カスタム読取り項目の設定をする
必要なフィールドを作成したら、次はカスタム読取り項目の設定をします。
カスタム読取り項目では「抽出項目」欄にデータ化したい帳票上の項目名をテキスト入力し、
「フィールドタイプ」「対象フィールドコード」欄で保存先のフィールドを指定します。
AI-OCRプラグインは「抽出項目」の情報からAIがファイル内を解析し、
値を抽出して指定のフィールドに自動入力します。
そのため、レイアウトの異なる帳票でも抽出したい項目の概念が同じであれば、
１つの設定だけで運用をいただくことが可能です。
少々の表記ゆれがある場合でも、しっかりと値を抽出してくれます。
今回は下記のような抽出項目で設定をしてみようと思います。
例えば「氏名」について、
姓と名の間のスペースを削除したい場合は、
「氏名_スペースを除外」のように指示を追記することで、
AIが自動で加工して登録します。
このようにAI-OCRプラグインでは、
単に値を抽出するだけでなく、
読み取ったデータの加工・整形まで自動化できます。
例えば、
・氏名スペースの統一
・全角／半角の統一
・電話番号のハイフン統一
・フリガナ生成
・会社名表記の統一
なども自動化可能です。
最後にプラグインの設定を保存し、アプリを更新します。
実際に名刺を読み取ってみる
それでは、実際にAI-OCRの実行をしてみます。
アプリのレコード追加画面を開き、「読取り帳票」フィールドに名刺の画像ファイルを登録します。
今回、読み取りモデルの値は「名刺」しかないため、そのままにしておきます。
また、名刺は1ページしかないため、対象ページも「１」としておきます。
複数ページのPDFファイルの読取りをする場合には、
「２」「３」のように読み取るページを指定したり、
「１-」とすることで全ページの読取りをすることも可能です。
レコードを保存すると、
レコード詳細画面上部に「AI-OCR実行」ボタンが表示されるため、
ボタンを押下して読取りを実行します。
なお、レコード一覧画面にも実行ボタンが設置されているため、
大量の名刺データを一括でOCR処理することも可能です。
それでは解析が終わりましたので、読み取り結果を見てみましょう。
今回も100%の精度で読み取りができていました。
会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレスだけでなく、
「資格情報」や「電気通信事業者番号」なども、
正しく抽出できています。
このようにAI-OCRプラグイン for kintoneでは、
一般的な名刺OCRツールでは取得対象になりにくい情報も、
自由に抽出・管理できます。
名刺管理をkintoneで一元化
kintone上で名刺情報を管理することで、
会社名・担当者名・部署名などによる検索が容易になります。
また、関連レコード機能を利用することで、
同じ企業に所属する担当者一覧を表示したり、
過去にやり取りした請求書・契約書・見積書などを
紐づけて管理することも可能です。
例えば、
・企業ごとの担当者一覧
・過去の商談履歴
・契約書との関連付け
・請求書や見積書との紐付け
・営業活動履歴の管理
などにも活用できます。
また、レコード一覧画面で名刺データを確認することもできます。
kintoneは細かなアクセス権設定にも対応しているため、
部署ごとに表示可能な名刺データを制限することも可能です。
営業部のみ閲覧可能にする、
特定顧客のみ表示可能にするなど、
企業様の運用に合わせた管理を実現できます。
抽出したデータを営業管理に即利用することもできます。
詳細な方法につきましては、下記の記事もご確認ください。
展示会名刺の手書きメモをAIで自動データ化！kintoneで営業フォローを効率化【AI-OCR活用】
また、AI-OCRプラグイン for kintoneでは、
名刺の自動入力だけでなく、
OCR後のデータ加工・補完・翻訳なども自動化できます。
例えば、
・住所から郵便番号を自動補完
・会社名表記の統一
・OCR後の文章校正
・外国語帳票の翻訳
・氏名のフリガナ生成
など、様々な活用方法があります。
まとめて確認したい方はこちらもご覧ください。
AI-OCR活用方法のまとめ記事はこちら
kintoneでOCRを活用したデータ入力・加工の自動化まとめ【AI-OCR活用】
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名刺管理は、
入力・検索・共有・顧客管理など、
日常業務に密接に関わる業務の一つです。
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