雇用契約書の電子化に電子帳簿保存法対応は必要？

入社時に従業員からいただく文書は多岐にわたります。
下記の文書は一例となりますが、基本的に人事関連文書で電子化できない文書はありません。

企業で任意に取り交わしている秘密保持契約書、誓約書、給与振込先の届出、通勤経路申請などについても、法的な制約がありませんので自由に電子化して問題ありません。

しかし、労働条件通知書の電子化については注意が必要です。
労働条件通知書については、従業員から電子化の「希望」をいただかないと電子化することができません。
労働条件通知書兼雇用契約書のような形で、労働条件通知書と雇用契約書のやり取りを一緒にしている企業では、雇用契約書を取り交わす際にも従業員の希望が必要となります。

しかし、労働条件通知書を電子化をする場合に従業員から貰う「希望」について、具体的な確認方法が法定されていません。
口頭による確認でも問題ありませんが、従業員が「希望」したということをエビデンスとしてしっかり残しておく必要があります。

あくまで一例ですが、弊社グループや弊社のお客様では、Acrobat Signにより雇用契約書を交わすということを面接時に口頭で承諾いただき、雇用契約書に下記のような文言を入れて署名をいただいています。

また、雇用契約シーンでAcrobat Signを活用する場合、電子帳簿保存法への対応が必要なのか？という疑問も浮かびます。

雇用契約書が電子帳簿保存法の対象となる「取引情報」に該当するのかについて、電帳法を管轄している東京国税局調査開発課よりご連絡をいただき、電子取引で定義されている「取引情報」に該当すると回答をいただきました。
上記内容は国税庁の追加問答集にも2024年3月に追記されています。

また、今回の解釈にて雇用契約書が電子帳簿保存法の対象となる国税関係書類であることが明確になりましたので、契約書の法定保存期間が最低７年間となります。
労働基準法では法定保存期間が５年間（経過措置で３年間）となっておりますので、ご注意ください。

雇用契約書を電子化する場合には電子帳簿保存法の要件を意識した運用が必要ということになりますが、弊社のソリューションをご活用いただくことで、データの検索性を確保した運用が可能です。

弊社のお客様である、新京成リテーリングネット様（新京成電鉄グループ）の事例やエヌ・ティ・ティ・ロジスコ様の事例では、雇用契約シーンでkintoneとAcrobat Signを連携してご活用いただいています。

契約業務というのは、ただ署名や押印をいただくだけではありません。
雇用契約シーンですと、マイナンバーカードの写し、在留カードの写し、給与振込先の口座情報、通勤経路などの資料や回答情報を契約書と一緒にいただく必要があります。

契約書は電子契約サービスで交わし、その他添付資料や回答書は紙で郵送いただくなんてことは本末転倒なのですが、Acrobat Signと一緒にkintoneをWEBデータベースとしてご利用いただくことで、このような情報もデータとしてkintone上で管理ができます。

k&iソリューションズでは雇用契約書等を電子化するための法令対応支援から、Acrobat Sign、kintoneの初期設定代行までご支援が可能です。
また、文書の電子化に精通した弁護士、税理士、社労士含めた士業グループとして、コンサルティングサービスのご紹介も行っておりますので、ご興味がございましたら、是非k&iソリューションズまでお問い合わせください。