請求書や契約書、見積書、名刺、作業日報など、
多くの企業では日々さまざまな帳票を受領しています。
近年ではAI-OCRの活用が進み、
・紙帳票のデータ化
・手入力作業の削減
・転記ミスの防止
を実現する企業も増えています。
しかし実際の業務では、
OCRで読み取っただけでは業務は終わりません。
その後、
・データ加工
・内容チェック
・承認申請
・通知
・システム登録
・活用・分析
といった処理が必要になります。
そこで注目されているのが、
IDP（Intelligent Document Processing）
です。
ただし一般的なIDP製品は、
・高額なライセンス費用
・重たい導入プロジェクト
・専門ベンダーへの依頼
が必要になるケースも少なくありません。
そこで今回は、
AI-OCRプラグイン for kintoneとkintone標準機能を組み合わせて実現する、
低コストなIDP運用
をご紹介します。
【この記事を読んでわかること】
・IDP（Intelligent Document Processing）とは何か
・OCRとIDPの違い
・kintoneでIDPを実現するメリット
・AI-OCR×ワークフロー×通知機能の活用方法
・低コストで本格的なIDPを実現する方法
OCRとIDPの違いとは？
まずはOCRとIDPの違いを整理してみましょう。
一般的なOCRは、
帳票
↓
OCR
↓
データ化
までを担当します。
一方でIDPは、
帳票受領
↓
分類
↓
OCR
↓
データ加工・補完
↓
判断・チェック
↓
システム登録
↓
活用・分析
までを自動化する仕組みです。
つまり、
OCRは文字を読み取る技術であり、IDPはドキュメント業務全体を自動化する仕組み
と言えます。
AI-OCRプラグイン for kintoneでは、
OCRだけでなく、
・データ加工
・データ補完
・AIによる判断
・kintone登録
まで実現できるため、
kintone上で本格的なIDP運用を構築できます。
なぜkintoneでIDPを実現すると低コストなのか
一般的なIDP製品は、
数百万円規模の導入費用が発生することも珍しくありません。
また、
・専門知識が必要
・開発が必要
・運用変更が難しい
といった課題もあります。
しかし、
AI-OCRプラグイン for kintoneであれば、
既に利用しているkintone環境をそのまま活用できます。
主なメリットは次の通りです。
１．圧倒的なコストパフォーマンス
既存のkintone環境を利用できるため、
専用IDP製品と比較して低コストで導入できます。
２．開発不要でスピーディー
AI-OCRプラグインの設定とkintoneアプリの設定だけで運用を開始できます。
専門的なAI開発やOCR開発は必要ありません。
３．現場で定着しやすい
普段利用しているkintone画面で運用できるため、
新たなシステム教育が不要です。
業務担当者主体で改善を進められます。
AI-OCR×ワークフロー×通知機能で実現するIDP運用
kintoneがIDPと相性が良い理由は、
OCR後の業務フローまで標準機能で構築できること
にあります。
例えば請求書処理の場合、
１．帳票受領
・携帯電話のカメラ
・メール
・フォーム
・複合機
などから帳票を受領
２．AI-OCRで読取り
請求書情報を自動抽出
３．データ加工・補完
・郵便番号補完
・法人格統一
・フリガナ生成
・翻訳
などを自動実施
４．kintone登録
OCR結果を自動登録
５．ワークフロー申請
申請レコードを自動作成して、社内ワークフローを申請
６．承認処理
kintoneのプロセス管理機能で承認
７．通知
・承認依頼
・差戻し
・完了通知
を自動送信
８．システム連携・活用
・検索
・一覧表示
・集計
・分析
・基幹システム連携
などへ活用
このように、
OCR後の業務プロセス全体をkintone上で完結できる
ことが大きな特徴です。
IDPが効果を発揮する業務シーン
AI-OCRプラグイン for kintoneは、さまざまな帳票業務で活用できます。
例えば、
請求書管理
請求書の読取りから承認・会計連携まで自動化
契約書管理
契約情報の抽出や更新時期の管理を自動化
見積書管理
案件管理と連携し、見積比較を効率化
名刺管理
営業管理や顧客管理へ自動登録
作業日報・報告書管理
現場報告の読取りから集計まで自動化
など、多様な業務へ展開できます。
AI-OCRの様々な活用方法については、
下記のまとめ記事でもご紹介しています。
OCRではなく「業務自動化」を実現する時代へ
従来のOCRは、
「入力を楽にするツール」
という位置付けでした。
しかし現在求められているのは、
読み取ったデータを業務に活用する仕組み
です。
AI-OCRプラグイン for kintoneとkintoneを組み合わせた運用では、
・OCR
・データ加工
・判断
・ワークフロー
・通知
・集計
・分析
・基幹システム連携
までを一連の流れとして構築できます。
つまり、
OCRツールではなく、低コストで導入できるIDP基盤
として活用できるのです。
簡単設定で今すぐAI-OCRを試してみる
AI-OCRプラグイン for kintoneは30日間の無料お試し利用ができます。
今回ご紹介したような、
・請求書処理
・契約書管理
・見積書管理
・名刺管理
・作業日報管理
だけでなく、
・WebhookによるOCR自動実行
・フォーム連携
・複合機連携
・データ加工・補完
・ワークフロー連携
・通知機能活用
なども実現できます。
「OCRを導入したい」ではなく、「帳票業務そのものを自動化したい」
という企業様は、ぜひ一度お試しください。
製品に関するご質問、ご相談についても
info@kandi-sol.co.jpまでお気軽にお問い合わせください。
