kintoneで納品書管理をしていると、
・納品書の内容を手入力している
・検収印の有無を1枚ずつ目視で確認している
・検収期限の管理ができておらず、検収漏れが発生する
・納品書と案件・見積情報の紐付けが手作業になる
といった課題に悩まされることがあります。
特に納品書は、検収印の押印有無や検収期限の管理が重要ですが、
件数が増えるほど確認作業の負担が大きくなりがちです。
本記事では、AI-OCRプラグイン for kintoneを活用して、
納品書をレイアウト設定不要で自動入力し、
さらに検収印の有無をAIが自動判定する方法をご紹介します。
OCRによる入力だけでなく、
kintoneのワークフロー機能・通知機能・関連レコード機能と組み合わせた、
検収業務全体の効率化についても解説します。
【この記事を読んでわかること】
・AI-OCRプラグインで納品書を自動入力する方法
・検収印の有無をAIが自動判定する方法
・検収依頼をワークフローで自動化する方法
・検収期限を通知機能で管理する方法
・納品書を案件・見積情報と紐付けて管理する方法
AI-OCRで値を自動入力！検収印の有無まで自動判定
kintoneの拡張機能であるAI-OCRプラグイン for kintoneを
活用する事で、納品書を見ながら値を打ち込んでいた入力業務を、
簡単に自動化することが可能となります。
AI-OCRプラグイン for kintoneは「ことば」でAIに指示を出すだけで、
請求書、見積書、契約書など様々な帳票から欲しい値を自由に抽出できます。
そのため、事前のレイアウト設定不要で、
簡単にご利用を開始いただくことが可能です。
今回はこちらの納品書を読み取ります。
※掲載画像はデモ用に作成した架空の情報です。
納品書には、納品日・納品場所・検収期限といった納品書特有の項目に加え、
検収欄（検収日・検収者・検収印）が記載されています。
特に今回のポイントは、
検収印が押印されているかどうかをAIが自動で判定し、
「有」「空欄」としてkintoneへ登録できる点です。
検収印の確認は、これまで担当者が納品書を1枚ずつ目視でチェックする
ケースが多く、件数が増えるほど見落としや確認漏れが発生しがちな業務です。
kintoneアプリとOCR設定を用意
まずは、納品書の各項目を保存するkintoneアプリの
フィールドを用意します。
今回使用する基本的な帳票OCRの設定方法につきましては、
下記記事もあわせてご確認ください。
kintoneで請求書を自動入力する方法【AI-OCR活用】
今回は、案件番号・納品書No・発行日・納品日・納品場所・検収期限に加えて、
「検収印の有無」をドロップダウンフィールドとして用意しました。
選択肢には「有」を設定しています。
会社名・郵便番号・住所・電話番号・支払い方法・金額情報を
保存するフィールドも用意します。
また、納品書内の明細情報を登録するため、
明細テーブルも作成しておきます。
次に、AI-OCRプラグイン側で抽出項目を設定します。
今回のポイントは、18番目の設定です。
「検収印_検収済みがあれば『有』と回答」
このように自然文で指示するだけで、
AIが検収欄の押印有無を判定し、
ドロップダウンフィールドへ自動入力します。
単純な文字抽出ではなく、
帳票内容をAIが判断した上で入力する点が、
従来OCRとの大きな違いです。
納品書の読取り結果
実際にOCRを実行すると、
納品書の情報がkintoneへ自動登録されます。
案件番号・納品書No・発行日・納品日・納品場所に加えて、
検収印の有無フィールドへ「有」と正しく入力されています。
検収日・検収者についても自動で登録されました。
会社名・郵便番号・住所・電話番号・支払い方法・金額情報も
正確に抽出されています。
明細テーブルについても、
品名・単価・数量・金額・備考が自動でテーブル化されています。
今回も高い精度で納品書を読み取ることができ、
検収印の判定まで含めて、担当者による転記・確認作業は
ほとんど不要になります。
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検収依頼から通知までワークフローで自動化
納品書をOCRで読み取った後は、
kintoneのプロセス管理機能を活用して、
社内の検収依頼ワークフローへそのままつなげることができます。
OCR実行後、ステータスを「検収中」に進め、
担当者を選んで検収依頼を回す運用が可能です。
これにより、納品書の受領から検収依頼までの流れを
止めることなく進められます。
さらに、
検収期限が近づくとkintoneの通知機能で自動アラートを
送ることもできます。
「検収期限の7日前です！検収作業を依頼してください」という
通知が自動で届くため、検収漏れの防止につながります。
OCR・検収印の判定・ワークフロー・通知までを一連の流れとして
構築できる点は、単なるOCRツールにとどまらない
AI-OCRプラグイン for kintoneならではの特徴です。
案件管理アプリで見積書・納品書をまとめて管理
複数の取引先から見積書・納品書を受け取っていると、
・メールやフォルダから該当の納品書を探す
・案件ごとにExcelへ転記して突き合わせる
・見積金額と納品金額が一致しているか手作業で確認する
といった手間が発生しがちです。
登録した納品書データは、
案件番号をキーに案件管理アプリと関連付けることで、
こうした確認作業を効率化できます。
案件レコードを開くだけで、
その案件に紐づく見積書一覧・納品書一覧を
同じ画面上で確認できます。
例えば、
・どの会社から見積・納品を受けたか
・見積金額と納品金額に差異がないか
・検収印の有無・検収日
・納品書原本の確認
を、案件単位で一目で把握できます。
これは単なる納品書OCRではなく、
案件管理業務そのものを効率化する運用です。
納品書管理をkintoneで完全自動化。今すぐAI-OCRを試してみる
今回ご紹介したように、
AI-OCRプラグイン for kintoneでは、
納品書の読み取りだけでなく、
・検収印の有無をAIが自動判定
・ワークフローによる検収依頼の自動化
・検収期限の通知
・案件管理アプリとの自動紐付け
まで、納品書業務全体を自動化できます。
OCRの価値は、入力作業の削減だけではありません。
読み取ったデータを業務で使える形にして活用することが
重要です。
AI-OCRの様々な活用方法については、
下記のまとめ記事でもご紹介しています。
AI-OCR活用方法のまとめ記事はこちら
kintoneでOCRを活用したデータ入力・加工の自動化まとめ【AI-OCR活用】
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