今回は、kintone専用の拡張機能であるAI-OCRプラグイン for kintoneを利用して、複数の電子契約サービスで締結した契約書の一元管理にチャレンジしてみます。
近年は、クラウドサイン、DocuSign、Acrobat Signなど、取引先ごとに異なる電子契約サービスを利用するケースが増えています。
その結果、
・契約書の保管場所がバラバラになる
・管理台帳への入力作業が負担になる
・更新期限の管理が属人的になる
・必要な契約書を探すのに時間がかかる
といった課題を抱える企業様も増えています。
AI-OCRプラグイン for kintoneを活用することで、異なる電子契約サービスの契約書をまとめてデータ化し、kintone上で一元管理することが可能です。
さらに、契約者名・契約期間・金額・更新条項などもAIが自動入力するため、契約管理業務の大幅な効率化を実現できます。
【この記事を読んでわかること】
・複数の電子契約サービスの契約書を一元管理する方法
・AI-OCRで契約情報を自動入力する方法
・kintoneで契約更新管理・検索を効率化する方法
・電子契約と紙契約をまとめて管理する方法
AI-OCRで契約書を自動入力！kintoneで契約管理を効率化
kintoneの拡張機能であるAI-OCRプラグイン for kintoneを活用する事で、
帳票を見ながら値を打ち込んでいた入力業務を、簡単に自動化することが可能となります。
AI-OCRプラグイン for kintoneは、「ことば」でAIに指示を出すだけで、契約書、請求書、履歴書、作業日報など、様々な帳票から必要な情報を自由に抽出できます。
そのため、今回のような電子契約サービスごとにレイアウトが異なる契約書でも、事前のレイアウト設定不要で運用を開始できます。
また、契約期間・更新条件・契約金額などをkintoneへデータ化することで、
・契約更新期限の通知
・契約書検索
・顧客ごとの契約管理
・契約状況の一覧化
なども実現できます。
なお、AI-OCRプラグインを利用した契約書OCRの基本設定については、下記記事でも詳しくご紹介しています。
関連記事：
kintoneで契約書を自動入力する方法（レイアウト設定不要）【AI-OCR活用】
クラウドサイン・DocuSign・Acrobat Signの契約書をkintoneで管理
自社で利用している電子契約サービスに関わらず、取引先からは様々なサービス経由で契約書の署名依頼が送られてきます。
このように、様々な電子契約サービスで交わした契約書ファイルの保存先をどこにすればよいか？
お困りの企業様が増えているのではないでしょうか。
現在、多くの企業様では、自社利用サービスとは別に、取引先指定の電子契約サービスでも契約を締結しています。
そのため、
・契約書PDFの保管場所が分散する
・契約情報の管理方法が統一できない
・契約更新漏れが発生する
といった課題が発生しやすくなっています。
今回は、下記の電子契約サービスで締結した契約書を利用して、AI-OCRでデータ化してみます。
・クラウドサイン
・Acrobat Sign
・DocuSign
いずれも電子署名済みの契約書PDFです。
クラウドサインで交わした契約書
Acrobat Signで交わした契約書
Docusignで交わした契約書
また、契約情報の保存先として、kintone上に契約管理アプリを作成しました。
今回は、
・契約名
・契約先
・契約開始日
・契約終了日
・契約金額
・自動更新の有無
などを管理できるようにしています。
日付は日付フィールド、金額は数値フィールド、自動更新の有無はドロップダウンフィールドで作成しています。
AI-OCRプラグインは既存アプリにも導入可能なため、すでに運用中の契約管理アプリへ機能追加いただくことも可能です。
レイアウト設定不要！AI-OCRで契約情報を自動入力
アプリに必要なフィールドを作成したら、次はプラグイン側で抽出する項目の設定をします。
AI-OCRプラグインは「抽出項目」の情報からAIがファイル内を解析し、
値を抽出して指定のフィールドに自動入力します。
そのため、レイアウトの異なる帳票でも抽出したい項目の概念が同じであれば、
１つの設定で運用をいただくことが可能です。
少々の表記ゆれがある場合でも、しっかりと値を抽出してくれます。
今回は下記のような抽出項目で設定をしてみようと思います。
「自動更新の有無」については、ドロップダウンフィールドへ保存するため、
・有り
・無し
のどちらかで回答するよう補足指示を追加しています。
このように、AI-OCRプラグインでは、単なるOCRだけでなく、契約内容をAIに判断させる運用も可能です。
また、契約書ごとに表現やレイアウトが異なっていても、
・契約期間
・更新条項
・契約金額
など、意味が同じであれば柔軟に値を取得できます。
設定完了後、プラグイン設定を保存してOCRを実行します。
異なる電子契約サービスの契約書を1つの設定で読取り
それでは、実際の読み取り結果を見てみましょう。
クラウドサインで交わした契約書
Acrobat Signで交わした契約書
Docusignで交わした契約書
今回も非常に高い精度で契約情報を取得できました。
特に注目いただきたいのが、異なる電子契約サービス・異なる契約書レイアウトでも、1つの設定で運用できている点です。
また、建物賃貸借契約書では、
・契約開始日
・契約終了日
という項目名が契約書上に存在しないにもかかわらず、AIが文脈を理解して正しく値を取得できています。
このように、AI-OCRプラグインは、人間に近い感覚で契約情報を読み取れる点が大きな特長です。
kintoneで契約更新管理・契約検索を効率化
契約管理業務で特に負担になるのが、
・契約情報の入力
・更新期限の管理
・契約書検索
といった運用部分です。
しかし、AI-OCRを活用することで、契約情報の自動入力が実現するため、管理業務の負担を大幅に削減できます。
また、kintone上で契約情報をデータ化することで、
・一覧画面での契約管理
・契約先検索
・契約更新通知
・契約状況の可視化
なども実現できます。
また、kintoneの通知機能を利用した契約更新の管理などもできるようになります。
さらに、紙の契約書をスキャンして同じアプリへ保存することで、電子契約と紙契約をまとめて一元管理することも可能です。
kintoneの関連レコード機能を活用すれば、
・顧客情報
・見積書
・請求書
・発注書
などと契約書を紐づけて管理することもできます。
簡単設定で今すぐAI-OCRを試してみる
AI-OCRプラグイン for kintoneは30日間の無料お試し利用が可能です。
・契約管理の入力負担を減らしたい
・複数の電子契約サービスをまとめて管理したい
・契約更新漏れを防止したい
・契約情報を検索・活用したい
という企業様は、ぜひ一度お試しください。
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